Diseño UX / UI Absysnet

Resumen del proyecto

Absysnet es un software que gestiona la red de bibliotecas públicas, universitarias o especializadas, es utilizado por el 90% de las bibliotecas españolas y también tiene presencia en Francia y América Latina.

El reto del proyecto

• Mejorar la usabilidad e interfaz de un software con más de 20 años en producción, aunque tengamos un producto funcionando siempre se puede mejorar.
• Formar y evangelizar a los stakeholders, mostrar (respetuosamente) que las cosas se pueden hacer de una manera diferente, para ello debíamos comenzar a investigar y oír a los usuarios.
• Mejorar la arquitectura de la información y transformar los procesos complejos en sencillos.

 

El Proceso de diseño que seguí para la elaboración del proyecto fue el siguiente:

Toma de requerimientos e investigación

Como punto de partida clave para tener a todo el equipo alineado y saber bien qué hay que hacer.

Requerimientos:

• Mejorar el diseño en temas de usabilidad.
• Crear un producto web responsive.
• Fidelizar y obtener nuevos clientes.
• Abordar las demandas de los usuarios ya que tenemos en el tintero varios requerimientos por parte de ellos.

Investigación

Se realizó un mínimo de investigación, no por falta de tiempo ni de dinero, digamos más bien porque en la empresa no habían experimentado el proceso de UX Design y algunos stakeholders no deseaban cambiar la forma de realizar las cosas. “Uno de los grandes retos”.

Demostrar con datos porque se tomaba esta o aquella decisión de diseño, compartir conocimientos, paciencia y mucha pasión por lo que se hace. 

Necesitaba entender y conocer más al usuario para así poder empezar a resolver el problema.

• Realicé una Evaluación Heurística para valorar la usabilidad actual del producto.
• Me apoyé en los trabajadores de Baratz que se encargaban de dar formación de la utilización del producto y estaban más cerca al usuario final.
• Apliqué la técnica de observación y tomé notas de las reacciones tanto de los futuros usuarios como del personal de Baratz, el cómo afrontaban la problemática de ciertos procesos que demostraron no ser claros en esas sesiones de formación.

Herramientas utilizadas en el proceso de investigación y exploración:

• Evaluación Heurístico
• Arquetipo persona
• Mapa de empatía

Arquetipo Persona

 

¿Quién es nuestro usuario?

Aquellas personas que hacían uso del software día a día, necesitaban hacer su trabajo más rápido, muchas veces no eran bibliotecarios de formación.

 

Mapa de empatía

 

Luego de la evaluación heurística, del trabajo realizado con el equipo de formación y la observación que realicé en las sesiones de formación a los futuros nuevos usuarios se pudo sacar algunas conclusiones y nos planteamos algunos problemas a resolver:

1.-  ¿Cómo podríamos crear una herramienta con un lenguaje más amigable?

2.-  ¿Cómo podríamos ayudar a que el usuario sepa dónde se encuentra, de dónde vino y a dónde va?

3.-  ¿Cómo podríamos reducir las llamadas al equipo de soporte y que el usuario sea más autónomo en la solución de los problemas de su día a día?

4.- ¿Cómo podría el usuario encontrar el material bibliográfico de manera más rápida y sencilla?

 

Detectamos un insight bastante más claro:

Nuestros usuarios echan en falta un software más amigable, sencillo de entender y con una interfaz más atractiva, desean saber dónde se encuentran. Si necesitan ingresar algo requerido saberlo de antemano y no después de tres intentos. Desean tener más autonomía y poder realizar su trabajo más rápido.

Contenido

El contenido que tendría nuestro producto era en su gran mayoría el que ya existía en la versión que se encontraba en producción, pero tenía que abordar el reto de mejorar la Arquitectura de la Información, simplicar procesos, planificar los bloques de textos, espaciados, titulares, imágenes, etc.

Problema actual: No había un distinción clara, de qué información era para consulta de la que se contribuía, catalogaba o gestionaban los procesos de reservas de las bibliotecas., el lenguaje utilizado no era sencillo, los iconos eran confusos y no se seguía ningún estándar de diseño, 

Mind maps

Con ayuda de los stakeholders utilicé esta herramienta y apliqué Card sorting para la organización de la información. De esta manera simplificamos y agrupamos los apartados o módulos según la funcionalidad que tenían. Teniendo de esta manera una distinción clara de lo que tendríamos que plasmar.

 

 

Ejemplo de pantallas tipo del software que estamos rediseñando

Algunas de las preguntas que se hacían:

¿Estoy modificando o creando algo? ¿Qué son y para que se utiliza código 1, código 2 de bibliotecas y sucursales? ¿Por qué me da error ahora?

 

Solución propuesta para las categorías y clasificación de información

 

Se comenzó a analizar el software por módulos y realicé bocetos, el prototipado en wireframe me permitió validarlo con el equipo de desarrollo y los stakeholder.

De esta manera podríamos abordar soluciones técnicas tempranas e iterar en el diseño.

Itera, diseña y presenta

Con el feedback recibido y habiendo descubierto algunos errores en el diseño, era hora de aplicar las mejoras necesarias y comenzar a realizar el UI Design.

La mejor manera de atacar un diseño es partiendo de una buena guía de estilo e imágenes, se deseaba un diseño sencillo con colores sobrios, textos claros y fáciles de comprender.

Conclusión

Este proyecto fue un gran reto debido a que tenía que formar y explicar constantemente a los stakeholder la importancia de validar las propuestas de diseño con los usuarios finales, sin perder el foco en el negocio.

Aprendí que la mejor manera de defender las decisiones de diseño son siempre basadas en datos, involucrar en el proceso de diseño a parte del equipo y los stakeholders, por su puesto realizar pruebas rápidas “Benditos wireframes”.

Me gustó mucho poder aplicar todo el conocimiento de análisis de la información para ayudar al equipo de desarrollo a mejorar y hacer más sencillos los procesos, no más fáciles de implementar pero sí sencillos de entender por parte del usuario.

Observación

Como en cualquier proyecto de la vida real, hubo un cambio de prioridades y comenzamos a invertir todo el esfuerzo en el proyecto OPAC Discovery.

Diseño Propuesto

Herramientas de diseño / métodos UX utilizados

UX Reasearch: Análisis Heurístico, Arquetipo Persona, Entrevistas 

UI Design: Scketch, Zeplin

Prototipado: Marvel App

Arquitectura de la Información: Card sorting, Balsamiq Mockup